Лайт Порт

ОТЗЫВ О СОЗДАНИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ ООО «ЛАЙТ ПОРТ» НА БАЗЕ «1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 КОРП»

Компания ООО «Лайт Порт» существует на рынке телекоммуникационных услуг России с 2004 года: в 2011 году компания выделилась в отдельное предприятие из ЗАО «РАДИАНА», занимающегося проектами MVNO.

Деятельность компании направлена на предоставление современных мультисервисных услуг связи, способных обеспечить основные потребности Заказчика (данные, голос, видеонаблюдение).

Основными Клиентами компании являются операторы связи, государственные организации, крупные корпорации и средней бизнес.

ООО «ЛАЙТ ПОРТ» имеет:

• 800 км собственного ОВК в г. Санкт Петербурге
• 2000 км ОВК в г. Москве
• узлы связи в более чем 50-ти городах России

Основные услуги компании:

• Организация каналов связи любой емкости между центрами Федеральных округов и населенными пунктами в рамках Субъектов Российской Федерации
• Построение Виртуальных частных сетей (IP VPN)
• Объединение локальных сетей на основе технологии MPLS (VPN 2-го уровня)
• Предоставление доступа в Интернет
• Услуги видеоконференцсвязи
• Голосовые услуги для корпоративных клиентов
• Обмен и продажа темных оптических волокон
• IP видеонаблюдение.

С целью перехода от хранения документов в файловом хранилище к упорядоченному в СЭД, возможности поиска документов по ключевым характеристикам, установлении связей цепочки контрагентов, прослеживания истории документов и автоматизации контроля над документами в конце мая 2016 года руководством компании было принято решение о создании системы электронного документооборота на базе «1С:Предприятие 8».

В качестве программного продукта, способного решить поставленные задачи, было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП» с рядом настроек. Решение обладает большим набором функциональных возможностей, имеет удобный и знакомый интерфейс для пользователей и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами «1С».

В качестве партнера по внедрению была выбрана Группа компаний «Аксиома», имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов "1С:Предприятие 8".

В процессе автоматизации документооборота специалистами ГК «Аксиома» были проведены следующие работы:

• консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• продажа, доставка и установка выбранного решения
• сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• начальные настройки решения (программы) для начала ведения учета.

Был проведен ряд адаптаций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под задачи ООО «Лайт Порт»:

1. Разработка финансового блока с системой планирования платежей, адаптация системы рассылки уведомлений в привязке к блоку планирования оплат.
   Реализованы два основных интерфейса: «Рабочий стол технической поддержки» и «Рабочий стол финансовой службы».
   «Рабочий стол технической поддержки» представляет собой журнал проектов с системой поиска и подробной карточкой самого проекта, к которому, в свою очередь, подкреплена информация по всем документам относящимся к выбранной услуге.
   «Рабочий стол финансовой службы» представляет собой две таблицы с данными по запланированным и фактическими оплатами (доходная и расходная часть). В таблицах реализована возможность предварительного заполнения на основе плановых данных, а также ручной корректировке и разнесении фактических оплат.
2. Разработан комплексный отчет представляющий собой план-фактный анализ текущего состояния проектов с детализацией по заказчикам, исполнителям, договорам и доп. соглашениям. Отчет позволяет анализировать рентабельность проектов как на текущий момент, так и с учетом плановых показателей.
   В процессе внедрения автоматизированной системы были достигнуты следующие результаты:

• Повышение эффективности работы персонала компании за счет: организации единого информационного пространства хранения договоров с клиентами, поставщиками, подрядчиками и  других документов; выстраивания прозрачной цепочки документов при заключении сделки; отражение в системе связи доходного и расходного(-ых) договоров через карточку проекта (идентификация клиента, заказавшего канал, характеристики канала, идентификация подрядной организации(-ий), выполнявшей(-их) работы по построению данного канала, перечень всех необходимых документов); организации в системе специализированных интерфейсов (рабочих столов) для более наглядного представления информации; возможности получения оперативной отчетности по процессной деятельности компании (текущие задачи по проектам, договорам, количество заключенных договоров доходной и расходной частей и т. п.); возможности формирования отчетной информации в разрезе упрощенной аналитики по доходной и расходной частям (сумма заказов за период; сумма заключенных договоров; сумма сделок в разрезе контрагентов и договоров за период и т.п.); организация оповещения заинтересованных сотрудников посредством рассылки по e-mail о необходимости платежей за оговоренное количество дней.
• Повышение финансовой дисциплины за счет: реализации в системе возможности внесения и анализа информации по доходной и расходной частям проектов; реализации инструментов планирования и контроля оплат по периодическим и разовым платежам.

Автоматизировано 10 рабочих мест.

Дата сдачи автоматизированной системы в эксплуатацию 27.10.2016г.

В настоящее время поддержка внедренных блоков осуществляется специалистами ГК «Аксиома».